Política de privacidad

La presente Política define y da a conocer el tratamiento y la finalidad a los cuales serán sometidos los datos personales de los titulares, y regula la atención y el trámite de consultas y reclamos relacionados con su tratamiento.

Este documento busca dar un trámite legal y diligente a las peticiones, solicitudes, reclamaciones o preguntas realizadas por los titulares de la información o por terceros autorizados para solicitarla.

La Política da cumplimiento a la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, incluidas las circulares externas de la Superintendencia de Industria y Comercio, y al principio de responsabilidad demostrada o accountability incorporado en la Ley 1581 de 2012.

Para interpretar esta Política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Dato privado: aquel que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el titular.
• Datos semiprivados: aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto grupo de personas o a la sociedad en general.
• Datos públicos: datos de interés general.
• Datos financieros: datos semiprivados relacionados principalmente con la creación, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias. Su tratamiento se regula en la Ley 1266 de 2008.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado que debe otorgar el titular para dar lugar al tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento en razón de una relación comercial o jurídica con la Compañía, sea cliente, proveedor, contratista, empleado o cualquier tercero.
• Cliente: toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual u obligacional.
• Trabajador o empleado: persona natural que presta servicios administrativos, contables, financieros, comerciales o de cualquier naturaleza en virtud de un contrato laboral celebrado con la Compañía.
• Candidato: persona que haya recibido una oferta de la Compañía o participe en un proceso de selección. También se refiere a clientes eventuales o potenciales.
• Proveedor: persona natural o jurídica que presta algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual u obligacional.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones realizado sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Autorizados y habilitados: la Compañía y las personas vinculadas a ella facultadas para tratar datos personales en los términos de esta Política.
• Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento que implica comunicar datos personales dentro o fuera de Colombia para que un encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable.

Para los términos no incluidos en este listado se deberá acudir a la legislación vigente, en especial a las leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, sus decretos reglamentarios y la política general de tratamiento de datos de la Compañía.

Los términos en plural comprenderán el singular y viceversa, y los masculinos comprenderán los femeninos y viceversa.

El manejo de los datos personales se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada y se circunscribe a la Ley 1581 de 2012 y a las normas que la desarrollen, modifiquen o reemplacen.
• Finalidad: el tratamiento corresponde a las finalidades dispuestas en esta Política y en las autorizaciones respectivas, conforme a la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable.
• Libertad: el tratamiento corresponde al consentimiento previo, expreso e informado del titular. Ningún dato personal será obtenido, procesado, divulgado o tratado sin la autorización que deba antecederlo.
• Veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: el responsable y el encargado garantizan al titular el derecho a obtener información acerca de la existencia y del tratamiento de los datos que le conciernen.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita a la naturaleza de los datos recolectados y a lo dispuesto en la Constitución, la ley y esta Política. Solo podrá ser realizado por personas autorizadas o previstas en la ley.
• Seguridad: la información será manejada mediante medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a evitar su adulteración, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento de datos no públicos deberán garantizar su reserva, incluso después de terminada su relación con las labores que comprendan el tratamiento.

Salvo la información pública, los datos personales no estarán disponibles en medios de comunicación masiva ni en internet, a menos que el acceso sea controlable mediante medidas técnicas que permitan el acceso exclusivo del titular y de las personas autorizadas.

La Compañía recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere o suprime datos personales de usuarios, clientes, proveedores, empleados, posibles usuarios, posibles clientes y candidatos con fines de control, seguridad, establecimiento de relaciones comerciales o jurídicas, procesos judiciales, requerimientos de autoridades administrativas y futuras referencias dentro y fuera de Colombia. El tratamiento se realizará conforme a las autorizaciones otorgadas por el titular.

• Ejecutar el objeto social de la Compañía.
• Cumplir las obligaciones legales derivadas de su actividad civil y comercial.
• Gestionar el registro y la autenticación de usuarios, la recuperación de contraseñas, la administración de perfiles y la relación contractual.
• Contactar a los titulares en situaciones de emergencia o relacionadas con la ejecución del contrato.
• Permitir el acceso, funcionamiento y uso de Victoria Legal AI, incluida la generación de documentos, el análisis de información jurídica asistido por inteligencia artificial y las demás funcionalidades ofrecidas.
• Administrar los asuntos internos de la Compañía, incluidos contabilidad, reportes financieros y de gestión, obligaciones tributarias, registros comerciales y societarios y reportes de cumplimiento.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, jurisprudenciales y contractuales, y atender requerimientos de las autoridades competentes.
• Realizar actividades de mercadeo dentro de la red de usuarios, como remitir promociones, ofrecer productos y enviar comunicaciones.
• Enviar notificaciones, actualizaciones, novedades y alertas relacionadas con los casos, la seguridad o la cuenta del usuario.
• Cumplir obligaciones relacionadas con la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo, los servicios financieros y el cumplimiento tributario.
• Desarrollar los negocios de la Compañía mediante el análisis del mercado, las oportunidades, la competencia y las estrategias aplicables a los territorios donde opera.
• Verificar identidades, prevenir accesos no autorizados, detectar actividades fraudulentas, investigar incidentes de seguridad y proteger la plataforma.
• Entregar información a entidades gubernamentales o judiciales cuando la soliciten expresamente de conformidad con la ley.
• Apoyar procesos de auditoría interna y externa.
• Registrar la información de los usuarios y clientes en las bases de datos de la Compañía.
• Analizar el uso de la plataforma para optimizar funcionalidades, procesos, experiencia del usuario, precisión de los cálculos y rendimiento de los sistemas.
• Validar y contrastar la información recolectada con bases de antecedentes penales y bases públicas, financieras, comerciales, crediticias o de centrales de riesgo.
• Validar y contrastar información relacionada con referencias bancarias y comerciales.
• Contactar a usuarios y clientes para enviar información relacionada con las relaciones contractuales, comerciales y legales.
• Utilizar información previamente anonimizada para desarrollar, entrenar, validar o mejorar algoritmos, modelos de inteligencia artificial o sistemas automatizados.
• Redactar documentos legales, extraer información de los archivos cargados por el usuario y alimentar el asistente integrado a la aplicación.
• Prevenir, investigar y perseguir el fraude, el lavado de activos y la financiación del terrorismo mediante la revisión de listas OFAC, CFSP, BOE y otras fuentes necesarias para cumplir los sistemas de administración de riesgos aplicables.
• Almacenar, archivar y actualizar los datos recolectados con la debida autorización en bases de datos propias o de terceros.
• Adaptar resultados, recomendaciones, plantillas, documentos y funcionalidades según las necesidades y preferencias del usuario.
• Generar respuestas, análisis, resúmenes, documentos jurídicos, revisiones contractuales y demás resultados mediante herramientas de inteligencia artificial, dentro de los límites éticos y técnicos de la plataforma y bajo las medidas de seguridad correspondientes.
• Responder peticiones, quejas, reclamos y solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos.
• Atender cualquier otra finalidad que resulte del desarrollo de las actividades de la Compañía, de la ejecución del contrato o de la relación con el titular de la información.
• Cumplir las demás finalidades especificadas en las autorizaciones otorgadas por cada titular.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para cumplir estas finalidades. Dichos terceros deberán tratar los datos personales conforme a los principios, objeto, medios y fines de esta Política, sin destinarlos a un tratamiento distinto del encargado y aplicando medidas de seguridad apropiadas.

La Compañía podrá transferir o transmitir información del titular a compañías nacionales o extranjeras por razones de seguridad o eficiencia administrativa, de acuerdo con las autorizaciones y esta Política. Cuando la transferencia se realice fuera de Colombia, solicitará la declaración de conformidad a la Delegatura de Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o suscribirá el contrato correspondiente conforme al numeral 3.3 del Capítulo Tercero del Título V de la Circular Única de esa entidad.

Los datos recolectados pueden ser públicos, privados y semiprivados. En ciertas ocasiones se recolectarán datos sensibles con la autorización expresa de su titular, informándole cuáles son los datos solicitados y el carácter facultativo de esta autorización.

Las gestiones realizadas con datos personales, como su recolección, circulación, supresión y oposición, contarán con el consentimiento previo, libre, expreso e informado de sus titulares. La Compañía conservará el registro de las autorizaciones otorgadas hasta que los datos sean removidos de su base de datos.

La autorización podrá otorgarse mediante documentos electrónicos, correos, llamadas telefónicas grabadas o cualquier medio idóneo y verificable. Se informarán las finalidades establecidas en esta Política y los mecanismos disponibles para acceder, consultar, corregir, rectificar o suprimir los datos.

Cuando se recolecten datos sensibles, el aviso de privacidad indicará que responder las preguntas relacionadas con ellos es facultativo.

La Compañía informará al titular, de forma explícita y previa, cuáles datos objeto de tratamiento tienen carácter sensible y cuál es su finalidad. También le informará que no está obligado a autorizar su tratamiento y que responder las preguntas relacionadas con estos datos es facultativo.

En ningún caso se condicionará al titular a suministrar datos sensibles.

Para cumplir nuestras obligaciones como firma de abogados y fortalecer las medidas de seguridad, prevención e investigación frente a posibles casos de fraude, lavado de activos o financiación del terrorismo, verificamos la identidad de nuestros clientes. Para ello utilizamos herramientas especializadas que permiten validar la autenticidad de los documentos de identificación y confirmar que la persona es quien dice ser.

Nuestra plataforma utiliza herramientas de inteligencia artificial para apoyar la elaboración de documentos legales, analizar la información contenida en los archivos cargados por el usuario y brindar asistencia mediante el asistente integrado del sitio web.

El tratamiento de información mediante inteligencia artificial se realiza en servidores seguros alojados en Google Cloud. Este procesamiento está sujeto a obligaciones legales y contractuales que impiden utilizar los datos para fines no autorizados por su titular.

Los modelos utilizados por la plataforma están configurados para que las instrucciones proporcionadas por los usuarios y los resultados generados no se conserven más allá del tiempo necesario para completar el servicio ni por un periodo superior al establecido en esta Política.

La verificación de identidad y otras validaciones necesarias para prestar nuestros servicios podrán realizarse mediante procesos automatizados para fortalecer la seguridad y garantizar el cumplimiento de nuestras obligaciones legales.

Nuestro equipo de ingeniería utiliza herramientas de desarrollo asistidas por inteligencia artificial para identificar, investigar y corregir incidentes técnicos. Cuando estas actividades requieran tratar información de usuarios o clientes, el tratamiento se realizará exclusivamente dentro de nuestro entorno seguro de Google Cloud, conforme a esta Política, la normativa colombiana vigente y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El acceso a esta información estará estrictamente limitado al personal autorizado y únicamente en la medida necesaria para solucionar el inconveniente técnico o prestar adecuadamente el servicio solicitado.

La información a cargo de la Compañía como responsable del tratamiento será conservada en archivos físicos o digitales privados. La Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias y razonables para proteger los registros frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En particular, la Compañía se obliga a:

• Cumplir e implementar las normas de protección de datos personales y la política de la Compañía.
• Informar al titular que, desde el inicio de la relación comercial, se recolectará y tratará información susceptible de protección y obtener la autorización correspondiente.
• Solicitar de forma previa, expresa e informada la autorización para tratar datos sensibles de las personas que deban suministrarlos en virtud de una relación contractual o extracontractual.
• Dar a conocer la Política para el Tratamiento de Datos Personales de la Compañía.
• Mantener actualizada esta Política y darla a conocer al público.
• Capacitar al personal en el tratamiento y los protocolos de seguridad aplicables a la información de los titulares.
• Adoptar las medidas y protocolos de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes.
• Contar con procedimientos de mitigación, notificación, gestión y respuesta ante incidentes de seguridad.
• Realizar copias de respaldo de la información.
• Efectuar controles periódicos para verificar el cumplimiento de los procedimientos de seguridad.
• Adecuar los procedimientos a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de datos personales.

La información se conservará durante el término en que perduren las relaciones civiles o comerciales con el titular.

El titular de los datos tiene los siguientes derechos:

• Acceder gratuitamente a sus datos personales y solicitar su rectificación, actualización o supresión conforme al artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el manejo de su información.
• Revocar la autorización cuando la relación que dio origen al tratamiento haya terminado y no exista una obligación legal o contractual de conservar los datos personales.
• Conocer y ser informado, previa solicitud, del uso que los responsables y encargados han dado a sus datos personales.
• Reclamar ante la Compañía cuando considere que sus derechos han sido vulnerados. La Compañía atenderá el reclamo y corregirá las faltas cuando encuentre que le asiste razón.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia una vez agotado el trámite de reclamo ante la Compañía.

Para ejercer sus derechos, el titular deberá acreditar su identidad mediante cédula de ciudadanía, pasaporte u otro documento idóneo. Sus causahabientes, representantes o apoderados también podrán ejercerlos acreditando su condición.

Si la solicitud la formula una persona distinta del titular y no acredita su representación, se tendrá por no presentada.

Contacto

Las consultas, reclamos, quejas, inquietudes y solicitudes relacionadas con esta Política pueden dirigirse a:

Procedimiento de consulta de la información

• Remitir una solicitud escrita, firmada y con diligencia de presentación personal por parte del titular, causahabiente o representante, acompañada de copia del documento que acredite su identidad o calidad.
• La Compañía responderá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud.
• Si falta información o documentación, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren treinta (30) días sin que aporte lo solicitado, se entenderá que desistió de la consulta.
• Si existe una demora, se informará al solicitante. La respuesta no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

Procedimiento de reclamación

• Remitir una solicitud escrita, firmada y con diligencia de presentación personal por parte del titular, causahabiente o representante, acompañada de copia del documento que acredite su identidad o calidad.
• Si falta información o documentación, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses desde el requerimiento sin que aporte lo solicitado, se entenderá que desistió del reclamo.
• Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, lo trasladará a quien corresponda dentro de un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
• Recibido el reclamo completo, el área encargada incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y su motivo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. La leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea decidido.
• La Compañía atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción.
• Si existe una demora, se informará al solicitante. La respuesta no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales al vencimiento del primer término.

Contenido mínimo de las solicitudes

• Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Documentos que acrediten la identidad y la calidad del causahabiente o representante.
• Descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer algún derecho.
• Otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales, cuando resulten necesarios.

La Compañía podrá implementar y modificar los medios que resulten idóneos y eficientes para ejercer estos derechos, siempre que beneficien a los titulares. Los cambios en los canales previstos serán informados por un medio adecuado.

Causales de corrección, actualización y supresión

La Compañía rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información incompleta o inexacta. La solicitud deberá indicar las correcciones requeridas y aportar la documentación que las sustente.

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad con la que fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para cumplir los fines para los cuales fueron recolectados.
• No exista un deber legal o contractual del titular de permanecer en la base de datos de la Compañía.

El derecho de supresión no es absoluto y podrá negarse cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a la investigación o persecución de delitos o a la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger intereses jurídicamente tutelados del titular, realizar una acción en función del interés público o cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.

En concordancia con la legislación vigente, la Compañía cumple permanentemente los siguientes deberes:

• Garantizar a los titulares el ejercicio pleno de sus derechos.
• Conservar la información con medidas de seguridad adecuadas para evitar su vulneración y limitar su acceso a las personas autorizadas.
• Responder oportunamente las quejas, sugerencias y reclamos de los titulares.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando exista una vulneración o amenaza para las bases de datos.

La presente Política constituye el documento integral de instrucciones para el manejo de datos personales, vincula a los empleados de la Compañía y deroga los documentos anteriores que versen sobre el mismo tema.

Esta Política puede modificarse en cualquier momento. Se recomienda a los titulares revisar periódicamente www.victoria.legal o la intranet, donde se informarán los cambios y se pondrá a disposición la versión más reciente o los mecanismos para obtener una copia.