Facturas
Cómo cobrar una factura vencida en Colombia
Una guía práctica para verificar la factura, organizar la evidencia, requerir el pago y decidir cómo continuar si el deudor no responde.
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En breve
- Confirma que la obligación esté vencida y que el saldo incluya correctamente abonos, notas y ajustes.
- Reúne la factura, el XML cuando exista, los eventos electrónicos y los soportes de entrega o aceptación.
- Formula un requerimiento verificable, conserva la trazabilidad y documenta cualquier acuerdo de pago.
- Si no hay pago voluntario, revisa con criterio jurídico la calidad del título, su vigencia y la vía procesal aplicable.
El punto de partida no es la fecha de expedición, sino la fecha en la que el pago debía realizarse. Antes de requerir al deudor, confirma que el plazo haya vencido y que no exista una condición pendiente que impida exigir la obligación.
Revisa además si hubo prórrogas, notas crédito, devoluciones, pagos parciales o acuerdos posteriores. El saldo reclamado debe corresponder con la realidad contable y con los documentos disponibles a la fecha de corte.
- Fecha de expedición y fecha exacta de vencimiento.
- Capital inicialmente facturado y saldo actualmente pendiente.
- Abonos, descuentos, retenciones, devoluciones y notas crédito aplicables.
- Acuerdos posteriores que hayan modificado el plazo o la forma de pago.
Referencias:[1]
Para acudir a un proceso ejecutivo, el artículo 422 del Código General del Proceso exige, en términos generales, una obligación expresa, clara y exigible que conste en un documento con la fuerza prevista por la ley. Por eso el nombre del archivo o la existencia de un consecutivo no bastan por sí solos.
La factura debe permitir reconocer a las partes, la operación, el valor y el vencimiento. También conviene verificar que provenga del negocio realmente celebrado y que los soportes permitan atribuir la obligación al deudor.
- Emisor o acreedor correctamente identificado.
- Adquirente o deudor correctamente identificado.
- Concepto facturado y valor determinado o determinable.
- Fecha de pago o vencimiento identificable.
- Entrega, recibo o aceptación cuando resulten aplicables.
Que la DIAN haya validado técnicamente una factura electrónica no demuestra por sí solo la entrega del bien o la prestación del servicio, ni reemplaza los eventos comerciales requeridos para que opere como título valor. Esta distinción evita asumir que toda representación gráfica validada está automáticamente lista para un cobro ejecutivo.
La guía de RADIAN identifica, entre otros elementos, el acuse de recibo de la factura, el recibo del bien o servicio y la aceptación expresa o tácita. Conserva también el XML y consulta los eventos asociados, porque la representación en PDF puede no mostrar toda la trazabilidad electrónica.
- XML original y representación gráfica de la factura.
- CUFE y resultado de validación de la DIAN.
- Acuse de recibo de la factura.
- Constancia de recibo del bien o de prestación del servicio.
- Aceptación expresa o tácita, cuando corresponda.
La factura es una pieza del expediente, no necesariamente todo el expediente. Reúne los documentos que expliquen por qué surgió la obligación, cómo se cumplió la prestación a cargo del acreedor y qué saldo continúa pendiente.
Organizar esta información antes del primer requerimiento ayuda a responder objeciones, evita mensajes contradictorios y permite entregar el caso a un abogado sin reconstruir la historia desde cero.
- Contrato, orden de compra o propuesta aceptada, si existen.
- Remisiones, actas de entrega o constancias de prestación del servicio.
- Factura, XML, eventos y documentos equivalentes disponibles.
- Estado de cuenta con movimientos y fecha de corte.
- Correos, mensajes o reconocimientos relevantes del deudor.
- Datos actuales de contacto y domicilio de las partes.
Separa el capital de los intereses y de cualquier otro concepto. Indica la fecha de corte y explica los abonos descontados. El deudor debe poder entender cómo se llegó al valor reclamado sin depender de una cifra global imposible de verificar.
Si se incluyen intereses moratorios, revisa qué tasa corresponde a cada período, cuál fue la tasa pactada y cuáles son los límites legales aplicables. Una tasa actual no debería extenderse automáticamente a todos los meses de mora.
- Capital original de la obligación.
- Pagos y abonos imputados.
- Capital pendiente.
- Intereses discriminados y fecha de corte.
- Total reclamado y medios de pago autorizados.
El primer contacto puede comenzar como una validación operativa: confirma que la factura fue recibida, identifica si existe una novedad administrativa y pregunta por una fecha concreta de pago. Esto permite distinguir un retraso de trámite interno de una controversia real sobre la obligación.
Evita cadenas de mensajes genéricos. Cada comunicación debe identificar la factura, el saldo, el vencimiento y un canal claro para responder. Si el deudor objeta el cobro, solicita que precise el motivo y los documentos que respaldan su posición.
- Identifica la factura por número y fecha.
- Informa el saldo pendiente y la fecha de vencimiento.
- Solicita una fecha cierta de pago o una respuesta concreta.
- Ofrece un canal seguro para resolver inconsistencias.
Si el primer contacto no resuelve el incumplimiento, formula un requerimiento escrito. Debe ser firme y preciso, sin amenazas desproporcionadas ni afirmaciones que no puedan sostenerse con el expediente.
Conserva el contenido enviado, la fecha, el destinatario, la constancia de entrega y las respuestas. La trazabilidad permite reconstruir la gestión y demostrar qué oportunidades tuvo el deudor para pagar, objetar o proponer una solución.
- Identificación del acreedor, del deudor y de la obligación.
- Capital, intereses y total con fecha de corte.
- Plazo solicitado para pagar o responder.
- Canal autorizado de pago y datos de contacto.
- Consecuencias jurídicas formuladas de manera prudente y verificable.
Una promesa informal no equivale a un pago. Si el deudor solicita plazo, descuento o pago parcial, registra por escrito el monto, las fechas, el medio de pago y qué ocurre en caso de incumplimiento.
Después de cada recaudo, actualiza el estado de cuenta y conserva su comprobante. Si la propuesta cambia aspectos relevantes de la obligación, conviene revisarla jurídicamente antes de aceptarla.
- Valor total reconocido o acordado.
- Número, monto y fecha de cada pago.
- Tratamiento de intereses y eventuales descuentos.
- Imputación de los pagos y saldo posterior.
- Consecuencia del incumplimiento del acuerdo.
Si el deudor no paga, guarda silencio o desconoce la obligación, el siguiente paso no consiste únicamente en enviar más recordatorios. Debe revisarse si la factura y sus soportes reúnen las condiciones para un proceso ejecutivo, si la acción sigue vigente y quién debe figurar como demandante y demandado.
Cuando el documento no permite una ejecución directa, podrían existir otras vías según el origen de la obligación y la evidencia disponible. La decisión debe tomarse sobre el expediente completo y no sobre una clasificación automática aislada.
- Calidad del acreedor o tenedor legitimado.
- Identidad y capacidad del obligado.
- Carácter claro, expreso y exigible de la obligación.
- Vencimiento y vigencia de la acción aplicable.
- Soportes de aceptación, entrega y saldo.
- Competencia, cuantía y costos previsibles del proceso.
Una gestión ordenada también consiste en saber qué no hacer. Los siguientes errores generan reprocesos, afectan la credibilidad del cobro o pueden llevar a reclamar una suma incorrecta.
- Cobrar antes del vencimiento o ignorar una prórroga acordada.
- Usar solamente el PDF y perder el XML o los eventos electrónicos.
- Confundir validación de la DIAN con aceptación comercial del deudor.
- Reclamar el valor original sin descontar abonos o notas crédito.
- Calcular todos los intereses con una única tasa actual.
- Aceptar acuerdos verbales sin fechas, valores ni consecuencias claras.
- Enviar comunicaciones a contactos no verificados o sin conservar evidencia.
- Dejar transcurrir el tiempo sin revisar oportunamente la vigencia de las acciones.